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Was ist Web to Print?

Was bedeutet das eigentlich Web to Print genau?

Übersicht

Bei der Erzeugung digitaler Druckerzeugnisse ist Web to Print die noch fehlende Komponente in der Kette der digitalen Druckvorstufe. Dabei sind die Ziele ganz klar definiert: alle Beteiligten am Prozess sollen bei der Erstellung integriert werden, Prozesse sollen vereinfacht und automatisiert werden, durch eine zentrale Datenerfassung entsteht Transparenz in der Produktion und es wird Zeit gespart. Verbunden ist hiermit auch eine effektive Qualitätssicherung. Neben Preflight-Vorschauen, Korrekturläufen auf PDF-Basis und Proofs sollten auch durch Jobtickets gesteuerte Portale in einer guten und effektiven Web to Print Umgebung integriert sein.
Durch die vielfältigen Anwendungsschwerpunkte und den großen Funktionsumfang von Web to Print Systemen fällt die Orientierung bei der Wahl eines geeigneten Konzeptes jedoch etwas schwer. Hier ein erklärender Beitrag, der etwas Orientierung im Dschungel der Systeme geben soll. Wobei: So komplex die verschiedenen Systeme sind, so vielfältig sind auch die Aspekte, die in diesem Zusammenhang beachtet werden müssen.

Wie findet man die beste Web to Print Lösung?

Wirklich gute Web to Print Systeme zeichnen sich durch gut durchdachte und strukturierte Freigabeprozesse und Überprüfungsmöglichkeiten aus. Ebenso wichtig ist es, dass die Kunden durch Shopfunktionen entlastet werden. Bei der Bearbeitung der Dokumente gibt es weitreichende Unterschiede. Praxistests helfen dabei, einen reproduzierbaren Vergleich der Systemlösungen darzustellen. Schon bei der Vorauswahl sollten detaillierte Anforderungen differenziert gewichtet werden.

Signifikant wichtig: Eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche

Für den Erfolg und auch die Akzeptanz einer Web to Print Lösung ist es von großer Bedeutung, dass das System eine einfach zu bedienende Benutzeroberfläche vorweist. Anwenderfreundlichkeit, Aussehen und Funktionsmöglichkeiten müssen auf die Zielgruppe abgestimmt sein. Welche Technologie letztendlich dahinter steckt, ist dabei ohne Belang. Manche Unternehmen bevorzugen sogenannte Front-End-Lösungen, die ein relativ niedriges Sicherheitsrisiko aufweisen. Hierzu gehören Systeme mit PHP, Java oder Pearl, die serverbasierend sind. Ein höheres Sicherheitsrisiko besteht bei Web to Print Systemen, die mit Java Script, Flash Player oder Java Runtime arbeiten. Hier laufen lokale Anwendungen im Hintergrund. Entsprechend der Kundenumgebung kommen hier offene Dateien zum Einsatz, wie sie von Programmen wie Indesign, Quark Xpress oder Pageflex zur Verfügung gestellt werden.

Welche Möglichkeiten stellt Web to Print zur Verfügung?

Template-Erstellung

Bei Web to Print ist für den Anwender als auch den Systembetreiber der Ablauf bei der Erstellung von templates (Vorlagen) enorm wichtig. Der Benutzer legt vor allen Dingen Wert auf das Verhalten der Text-Bild-Integration. Passen Texte nicht in einen Textrahmen, sind Bilder zu groß oder liegen in der falschen Auflösung vor, gibt es erfahrungsgemäß immer Probleme. Der Aufwand der template-Erstellung ist für den Systembetreiber oder die Druckerei wichtig. Auch die Integration ins Web to Print System spielt eine Rolle, genauso wie die in Frage kommenden Dateiformate.

Druckdaten hochladen

Der Upload von druckfertigen Dokumenten gehört zum Konzept von Web to Print. Verschiedene Zusatzfunktionen sind möglich: Jobtickets, Preflight-Vorschau (Überprüfung der Druckvorlagen) oder eine Anzeigenbuchung. Bei der Verarbeitung von zum Beispiel Drucksachen, Werbematerialien oder Flyern werden zentrale Vorlagendateien genutzt, die individualisierbar sind und einfach bearbeitet werden können.

Marketing

Das Management von Produktdaten, Corporate Design, Planern für Etat und Budget sowie Projektsteuerung, Dienstleisterpool und anderen Marketinginstrumenten können von einigen Systemen ebenfalls bewältigt werden.

Fremdsprachen-Management

Heute wird global und lokalisiert gedacht und gedruckt. Automatische Tools für das Übersetzungsmanagement für europäische oder internationale Projekte gehören oft zu einem ausgeklügeltem Web to Print System. Diese Tools werden über eine Schnittstelle mit dem System vernetzt oder sind bereits systemseitig integriert.

Cross Media Inhalte

Dokumente, die Inhalte für verschiedene Medien wie Print, Web oder für mobile Endgeräte aus einem zentralen Datenpool beziehen, benötigen ein sogenanntes Cross-Media-Management. Dies hat den Vorteil, dass Inhalte für verschiedene Ausgabemedien nicht mehrfach vorgehalten werden müssen.

Bearbeitung der Dokumente im Browser

Leider ist der größte Schwachpunkt bei einem Web to Print System die Bearbeitung der Inhalte durch den Kunden. Hierbei können je nach Anwenderwissen und -erfahrung die größten Probleme auftauchen. Die Effektivität und damit letztendlich der Erfolg eines Web to Print Systems ist stark von der Akzeptanz der jeweiligen Anwender abhängig. Waren in der Vergangenheit zumeist alte Versionen der Internetbrowser oder ungenügend oder falsch konfigurierte Rechnerausstattungen der Grund für das Scheitern eines Web to Print Projektes, so ist es heute die Bedienungsfreundlichkeit des Web to Print Systems, welche über Erfolg oder Misserfolg entscheidet. Besonders kritisch hierbei ist die Bearbeitung und Individualisierung der schon erwähnten templates. Unterteilt werden die Konzepte hier nach interaktiven und formularbasierenden Methoden. Zusammengefasst sei gesagt: die browserbasierende Dokumentenbearbeitung durch die Anwender gilt als einer der größten Herausforderungen im Web to Print Prozess.

Dokumentenbearbeitung auf Formularbasis

In der Regel werden Dokumente der Formate PDF, InDesign, Quark Xpress und Pageflex für die formularbasierende Bearbeitung genutzt. Variable Inhalte eines templates werden vom Anwender in ein Formular – ein separates Feld – eingetragen oder als Importelement definiert. Vorteil dabei ist eine klare und einfache Benutzerführung.

Dokumentenbearbeitung interaktiv

Bei einer komplexen Bearbeitungssituation, der Unterstützung von mehrsprachigen Dokumenten mit zum Beispiel lokalisierter Silbentrennung und Interpunktion ist eine interaktive Dokumentenbearbeitung die bessere Wahl. Zumeist findet solch eine Bearbeitung auf InDesign-Servern statt. Typisch ist bei diesem Ablauf, dass durch den Benutzer veranlasste Änderungen an den Server gegeben werden, hier verarbeitet und aktualisiert und dann wieder zurück zum Front End gesendet werden. Um den Benutzer nicht zu überfordern, wird zumeist eine etwas abgespeckte Version des Layoutprogrammes genutzt. Solche Methoden, bei denen vorgenommene Änderung automatisch visualisiert und dem Benutzer angezeigt werden, gehören zum WYSIWYG-Prinzip.

Prüfung und Freigabe bei Web to Print Projekten

Der Preflight, das heißt die automatische Überprüfung des Dokumentes auf Print Konformität, wird meistens auf dem Webserver nach genau festgelegten Kriterien vorgenommen. Der Anwender erhält als Rückmeldung einen Report, ob die Print Einstellungen systemkonform sind. Dies ist ein wichtiges Element bei den Konzepten, bei denen Endbenutzer fertige Druckdokumente auf den Dienstleister-Server hochladen können. Werden allerdings in systeminternen templates Daten wie Bilder und Texte aus Mediendatenbanken importiert, kann in den meisten Fällen auf ein Preflight gut verzichtet werden. Kritisch wird es wieder, wenn der Anwender eigene Bilder und Logos integrieren möchte. Falsche Skalierungen, ungenügende Auflösungen oder die Anlage falscher Farbsysteme kann zu Problemen führen, die von einer Preflight-Funktion entdeckt und dem Anwender angezeigt werden.

Der Softproof als Vorschau

Für einfache Drucksachen müssen in einem Web to Print System meistens nur wenige Änderungen vorgenommen werden. Viele Anwender verzichten deshalb oftmals auf eine genaue Prüfung des Dokumentes auf Druckfähigkeit. Der Softproof, eine Vorschaufunktion auf das finale Erscheinungsbild des Dokumentes, ist jedoch eine gute Möglichkeit der visuellen Überprüfung. Im eigenen Interesse sollte diese Funktion ausgeschöpft werden, da die meisten Webeditoren das exakte Aussehen des späteren Print Erzeugnisses nicht genau darstellen können.

Prozesse zur Freigabe von Web to Print Dokumenten

Ist ein Dokument fertiggestellt, geht es daran, den Druckauftrag auszulösen. Dies sollte aber nicht einer einzelnen Person überlassen sein. Unternehmensintern gibt es eine Vielzahl von möglichen Freigabeprozessen. Diese Prozesse können eine oder mehrere Ebenen umfassen, vordefinierte Personen oder –gruppen können per Benachrichtigung dazu aufgefordert werden, das Druckdokument freizugeben. Auch können Funktionen wie Benachrichtigung bei Terminüberschreitungen genutzt werden. Die gegebenen Möglichkeiten sind sehr umfassend und können sehr komplex gehandhabt werden: Projektfreigaben, Dokumentenfreigaben, freigegebene Benutzergruppen, Rechte einzelner Benutzer, Revisionskontrollen – je nach Web to Print System ist dies alles möglich. Ebenso komfortabel ist die Möglichkeit, dass bei Abstimmungsprozessen mit mehreren Revisionsständen eine Rückkehr zu einem vorherigen Versionsstand möglich ist.

Integration von Web to Print Shops

Shops sind in fast allen gängigen Web to Print Lösungen integriert. Je nach Ausführung können sich die Zugänglichkeiten unterscheiden. Abhängig von der angesprochenen Zielgruppe macht dies auch durchaus Sinn. Es gibt sogenannte „closed shops“ (geschlossene Portale), open shops (öffentlich zugängliche) und die professionellen E-Shops, die alle Möglichkeiten des e-commerce bieten. Hier die Unterschiede zwischen den einzelnen Modellen:

Geschlossene (closed) Shops

Industrieunternehmen, Kunden aus Handel und Gewerbe sowie öffentliche Einrichtungen und Organisationen zählen zur Zielgruppe der closed shops. Dies sind abgeschlossene Webportale, für die ein autorisierter Log-in erforderlich ist, der nur für die definierte Benutzergruppe verfügbar ist. In diesen Shops können die Benutzer wie Agenturen und Medienunternehmen separate Kundenstämme anlegen, die jeweils mit individualisierten Benutzeroberflächen ausgestattet sind.

Offene (open) Shops

Einzelne Benutzer aus dem B2B oder B2C Bereich können sich in open shops registrieren und legen einmalig Benutzerprofile an, um Bestellvorgänge oder Print Projekte zu tätigen. Dieses Prinzip ist konzipiert für zumeist einfache Drucksachen und Produkte.

E-commerce shops

Innerhalb der offenen shops sind die e-commerce shops angesiedelt. Sie bieten mit Abstand die meisten Möglichkeiten und umfangreichsten Funktionen unter den Shopsystemen. Dazu gehören Warenkorb, unterschiedliche Zahlungsoptionen, Auftragsübersicht, Aktivitätenlogs, Gutscheinoptionen, Newsletter oder andere Instrumente der Kundenbindung. Innerhalb eines Unternehmens, wo stetig nach einem genau definierten und standardisierten Ablauf gearbeitet wird, können diese ganzen Features vernachlässigt werden.

Was macht mehr Sinn – Web to Print kaufen oder mieten?

Beides ist möglich. Druckereien zum Beispiel können ohne weiteres ein entsprechendes System kaufen, leasen oder anmieten. Was mehr Sinn macht und kosteneffektiver ist, hängt im Einzelfall vom jeweiligen Betrieb ab. Wenn eine Kauflizenz installiert wird, kann das System inhouse oder bei einem externen Anbieter eingerichtet werden. Bei einem ASP-Modell wird ein Web to Print System gemietet. Hier fallen eine monatliche Nutzungsgebühr, eine einmalige Einrichtungsgebühr sowie die laufenden Transaktionsgebühren (Datenverkehr) an. Betrieben wird das Web to Print System meistens auf den Servern des jeweiligen Anbieters. Momentan ist ein steigendes Interesse an ASP-Systemen zu verzeichnen. Die Vorteile dieser Lösung liegen klar auf der Hand. Zum einen ist die Kostentransparenz ein nicht zu unterschätzendes Argument. Zum anderen ist das finanzielle Risiko sehr überschaubar. Des Weiteren sind auch Sicherheitsbedenken von Unternehmen nicht zu vernachlässigen; sie möchten einfach kein Web to Print System in die eigene IT integrieren, auf dem webbasierende Fremddaten „kursieren“.

Einen Web to Print Shop erfolgreich in Betrieb nehmen

Als in der Praxis relevant erwiesen haben sich bei der Inbetriebnahme einer Web to Print Lösung folgende Aspekte. Wenn die aufgeführten Tipps und Verfahrensweisen berücksichtigt werden, kann ein Web to Print System erfolgreich betrieben werden.

Anbieterseriosität

Für die Auswahl des richtigen Partners bei einer Web to Print Lösung sind folgende Kriterien wichtig.

  • Liegen Informationen über den geschäftlichen Hintergrund des Anbieters vor?
  • Wie ist es um die Zahl seiner Kunden bestellt?
  • Wann wurde das angebotene System zum ersten Mal installiert?
  • Existiert eine qualifizierte und erreichbare Hotline?

Skalierbarkeit

Das System muss skalierbar sein. In der Regel wird zuerst eine Basislösung eines Web to Print System installiert, welche dann Schritt für Schritt ausgebaut wird. Dieses sollte in Bezug zur Rechenleistung und der späteren Benutzeranzahl problemlos möglich sein.

Individuelle Anpassungen

Ist es beim späteren Ausbau des Web to Print Systems problemlos möglich, Systemupdates zu übernehmen und individuell anzupassen? Andernfalls können Zusatzkosten und Systemstillstände die Folge sein.

Web to Print Konzept überlegt anlegen

Abhängig vom Einsatzgebiet der Web to Print Umgebung kann sich die Anzahl der angebotenen Produkte schnell vergrößern. Deshalb sollten die Parameter, die von verschiedenen Produkten genutzt werden, flexibel und einfach angepasst werden können. Zu diesen Parametern zählen zum Beispiel Papierqualitäten, Preflight-Profile und auch die Höhe der jeweiligen Auflage.

Priorisierung der Benutzerfreundlichkeit

Wenn ein Web to Print trotz bester Ausstattung nicht im geplanten Umfang vom Anwender genutzt wird, kann es an einer mangelnden Benutzerfreundlichkeit liegen. Die Gründe hierfür können vielschichtig sein. Möglicherweise sind die vorhandenen Druckvorlagen zu komplex gestaltet. Die Bearbeitung der Vorlagen sind zu kompliziert und überfordern die Anwender. Umfangreiche Dokumente werden nicht zwischengespeichert, es kommt zu Bearbeitungsfehlern und der Anwender muss Bearbeitungsschritte frustriert wiederholen. Weiterhin können fehlende Warnungen wie zum Beispiel bei Übersatzproblemen, fehlerhafter Seiten oder falschen oder zu geringen Bildauflösungen dem Anwender die Nutzung des Web to Print Systems verleiden. Die komfortable Bedienbarkeit der Web to Print Lösung ist das A und O im laufenden Geschäftsbetrieb und bestimmt entscheiden über Erfolg oder Misserfolg mit.

Systemschulungen absolvieren

Auch wenn ein Web to Print System kein Buch mit sieben Siegeln ist, sollte von Anfang an darauf geachtet werden, dass qualifizierte Schulungen für das System existieren. Administration, Einrichtung der templates, Kalibrierung und vieles andere kann stark von System zu System variieren. In einigen Fällen müssen die Grundlagen einer Programmiersprache erlernt werden. Dies alles ist unmöglich in einem crash-Kurs zu erlernen. Zwei- oder Dreitägige Schulungen sind keine Seltenheit und ganz sicher zeitlich nicht zu hoch angesetzt.

Step by step – nicht vorschnell aufrüsten

Die gute Planung eines Web to Print Systems erfordert Zeit. Nichts ist unangebrachter, als das System vorschnell aufzubauen und am Ende mit unschönen Ergebnissen oder schlechten Umsatzzahlen überrascht zu werden. Wenn beispielsweise noch kein eigener Webserver zur Verfügung steht, wird das Web to Print auf einem Provider-Server gehostet. Eine langsame, aber geplante Entwicklung ist um Längen besser als eine unüberlegte.

Web-to-Print Produkte von Lead-Print werden von diversen Kunden aus den verschiedensten Bereichen eingesetzt, um Druck- und Personalisierungsprozesse zu optimieren und effizient zu gestalten

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